Has planeado un evento fantástico, los artistas están confirmados, el servicio de catering está organizado y el lugar luce precioso. Pero entonces te das cuenta: es un evento al aire libre. Y eso cambia bastante las cosas en lo que respecta a la venta de entradas y el control de acceso.
Al fin y al cabo, ¿por dónde empezar si no hay una entrada designada? ¿Qué hacer si llueve y necesitas escanear códigos QR? ¿Y cómo evitar el caos si falla la conexión a internet en el lugar?
Para muchos organizadores, este tipo de preguntas surgen al final del proceso, aunque las respuestas marcan la diferencia entre un día sin contratiempos y una auténtica pesadilla logística. Afortunadamente, la mayoría de los problemas se pueden solucionar antes de vender la primera entrada, simplemente configurando correctamente el sistema de venta desde el principio.
En este artículo, aprenderás paso a paso cómo hacerlo en Entradaflux . Desde configurar múltiples entradas hasta comunicar tu política de cancelación, todo lo que necesitas para un evento al aire libre impecable.
Por qué un evento al aire libre requiere un enfoque diferente para la venta de entradas.
Organizar un evento al aire libre es fundamentalmente diferente a reservar un espacio con una puerta fija y una fila de visitantes. En un espacio exterior, no hay paredes que delimiten el acceso. Los visitantes entran por múltiples puntos simultáneamente, lo que hace que el control de acceso y la gestión de entradas sean considerablemente más complejos que en un recinto tradicional.
A todo esto se suma el clima. La lluvia hace que las pantallas táctiles sean inaccesibles, el sol intenso provoca contraluz, dificultando que la cámara lea un código QR, y el frío agota las baterías más rápido. En resumen: condiciones que nunca se dan en un evento en interiores determinan, en exteriores, si el control de acceso funciona correctamente o se paraliza.
Luego está la infraestructura de red, o mejor dicho, la falta de ella. Muchos lugares al aire libre, como parques, campos o polígonos industriales, carecen de Wi-Fi estable o cobertura móvil fiable. Esto afecta a la validación directa de los billetes. Sin preparación, es como escanear los billetes a un agujero negro.
Los visitantes también tienen esto en cuenta. Antes de comprar una entrada para un evento, quieren saber qué sucede si llueve o si se cancela. Una política de cancelación poco clara es motivo de desistimiento para muchas personas. Esa claridad debe estar presente en el momento de la compra, no después en un correo electrónico.
La buena noticia es que todos estos desafíos tienen solución, siempre y cuando los abordes con suficiente antelación. Al fin y al cabo, la preparación logística comienza con la creación de tu página de ventas, no solo la mañana del evento. Puedes leer cómo hacerlo paso a paso con Entradaflux en el resto de este artículo. Para quienes también planean eventos de varios días, vale la pena leer qué diferencia la venta de entradas para este tipo de eventos.
Cómo habilitar múltiples entradas para su evento al aire libre
El primer paso concreto es determinar cuántas entradas necesita.
Calcula el número de entradas según la cantidad de visitantes y la distribución del lugar. ¿Un evento pequeño al aire libre para 100 personas con un solo acceso? Una entrada será suficiente. ¿Esperas 400 visitantes que lleguen desde diferentes direcciones? Entonces, considera dos o tres puntos de acceso para evitar aglomeraciones.
Cada punto de acceso requiere su propio dispositivo de escaneo. No se necesita equipo costoso; un teléfono inteligente con la aplicación de escaneo Entradaflux es suficiente por entrada. Descargue la aplicación con anticipación en cada dispositivo y asegúrese de que todos hayan iniciado sesión.
Los códigos QR en Entradaflux son válidos solo una vez. En cuanto se escanea un entrada, el sistema lo marca automáticamente como usado. Quien intente mostrar el mismo entrada en otra entrada recibirá una notificación roja. Esto evita automáticamente el doble uso, incluso si se atienden varias entradas simultáneamente.
Asigne una persona responsable a cada entrada y explíquele brevemente qué muestra la aplicación: una pantalla verde indica que el entrada es válido, y una pantalla roja que no es válido o ya se ha utilizado. Sus voluntarios no necesitan saber nada más para desempeñar su función eficazmente. Consulte también las preguntas frecuentes sobre el escaneo de entradas en la entrada para obtener una descripción general de lo que aparece en la pantalla.
Pruebe el flujo de escaneo con al menos un día de anticipación utilizando entradas de prueba reales. De esta manera, detectará problemas de sincronización o de inicio de sesión con suficiente antelación, y no diez minutos antes de que abran las puertas.
Escaneo resistente a la intemperie: así es como funciona también bajo la lluvia.
Tu equipo de escaneo está listo, las entradas han sido asignadas. Amanece y el cielo se ve amenazador. Con unos sencillos ajustes, puedes seguir escaneando incluso bajo la lluvia.
Proteja el teléfono mientras escanea. Una funda impermeable o una bolsa con agarre lo protegen de la lluvia, a la vez que permiten el acceso completo a la pantalla táctil y la cámara. Las fundas impermeables con certificación IPX8 son fáciles de encontrar y económicas, sobre todo si se compara con el riesgo de que el escáner falle el mismo día.
Coloca el escáner a la sombra. La luz directa de fondo es el mayor enemigo de un lector de códigos QR: la cámara tiene dificultades con el contraste. Coloca el escáner de manera que la cámara apunte hacia la sombra. Un pequeño toldo o carpa sobre el escáner resuelve dos problemas a la vez: protege el dispositivo de la lluvia y mejora la legibilidad bajo la luz solar intensa.
Aconseje a los visitantes que impriman su entrada o guarden el PDF en su teléfono. Indique en la confirmación del entrada que los visitantes pueden descargarlo como PDF o imprimirlo antes de la salida. De esta manera, no necesitarán conexión a internet móvil para mostrar el entrada, lo que hará que el escaneo sea más rápido y confiable. Puede obtener más información sobre cómo funciona esto desde la perspectiva del visitante en "¿Cómo funciona el escaneo como visitante?".
Tenga a mano una lista de copias de seguridad en papel como último recurso en caso de que el dispositivo falle por completo.
¿No hay internet en el lugar? Aquí te explicamos cómo prepararte.
La lluvia cesó, pero ¿qué sucede si la red en el lugar falla? Ese es un problema aparte y requiere su propia preparación.
Comprueba con antelación si la aplicación de escaneo Entradaflux admite el escaneo sin conexión. Si tienes dudas, contacta con el soporte técnico Entradaflux para saber qué opciones hay disponibles si la conexión a internet es deficiente o inexistente. Puedes encontrar más información sobre cómo funciona esto en esta guía sobre qué hacer si no hay internet.
A continuación, sincronice todos los teléfonos que utilicen el escáner mientras esté en casa o en la oficina conectado a Wi-Fi, preferiblemente la mañana del evento. Esto le garantiza tener la lista de entradas más reciente, incluidas las compras de última hora.
Además, lleva un punto de acceso móvil como respaldo. Un simple punto de acceso 4G de tu propio teléfono es suficiente y te permite ser independiente de la infraestructura Wi-Fi del lugar.
Acuerden internamente cómo gestionar una falla total del escáner. La regla general es: nunca dejen pasar a todo el mundo (eso abre la puerta al fraude), pero tampoco permitan que la cola crezca indefinidamente. Una medida intermedia práctica consiste en registrar temporalmente a los visitantes por su nombre y verificar los entradas posteriormente, una vez que el sistema se haya restablecido.
Por último, asegúrese de revisar el resumen de asistencia después del evento para poder contabilizar correctamente la capacidad y los ingresos.
Comunique claramente la política de cancelación para eventos al aire libre.
Una cosa es la logística del día del evento; otra muy distinta es que quede claro, incluso antes de la primera venta de entradas, qué esperan los visitantes si el evento se cancela.
Paso 1: Establezca su política de reembolsos antes de vender las entradas. Decida si ofrecerá un reembolso completo, un bono o ningún reembolso en caso de cancelación por mal tiempo. Documente esto por escrito. Según los derechos de los visitantes en caso de cancelación de eventos, los visitantes en los Países Bajos tienen derecho, en principio, a un reembolso, incluidos los gastos administrativos, en caso de cancelación. Cuanto antes establezca esta política, menos disputas habrá posteriormente.
Paso 2: Incluye una breve política sobre el clima en la descripción de tu evento en Entradaflux . Dos frases son suficientes: ¿se realizará el evento en caso de lluvia o se cancelará en caso de alerta naranja? Los visitantes leen esto antes de comprar y saben qué esperar.
Paso 3: Incluye la política de cancelación en el correo electrónico de confirmación. Añade un enlace directo a tus términos y condiciones completos, o remite al artículo 9 sobre cancelaciones y reembolsos. De esta forma, los visitantes siempre podrán consultarla sin necesidad de escribirte.
Paso 4: Comunique lo antes posible, preferiblemente el día anterior al evento, si este se llevará a cabo, para que los visitantes puedan ajustar sus planes de viaje.
Paso 5: Describa también el procedimiento para la cancelación parcial. ¿ El programa se llevará a cabo, pero con una hora menos debido a una tormenta? Indíquelo claramente, incluyendo si esto le da derecho a un reembolso parcial. Esto garantiza que las expectativas estén alineadas para ambas partes.
Utilice la confirmación de la entrada como canal de información para los visitantes.
El correo electrónico de confirmación que Entradaflux envía tras una compra es mucho más que un simple comprobante de pago. El campo de texto es un canal directo hacia tus visitantes en el momento en que están más receptivos. Aprovecha ese espacio. ¿Quieres saber exactamente qué recibe un visitante tras una compra? Consulta qué incluye el billete electrónico y qué información ve el visitante.
En cualquier caso, incluya estas cuatro cosas en el correo electrónico de confirmación:
Un enlace de Google Maps con la ubicación exacta de la entrada. En eventos al aire libre, la dirección oficial a menudo no coincide con la entrada real. Un parque, campo o recinto de festivales a veces tiene una entrada independiente a 500 metros de la dirección principal. Proporcione las coordenadas precisas o un enlace directo a Google Maps para que nadie tenga que buscar.
¿Qué entrada corresponde a cada tipo de entrada? Si trabaja con varios puntos de acceso o categorías, como VIP y estándar, indique claramente qué entrada debe usar cada visitante. Esto evita que se formen colas en el lugar equivocado.
Se recomienda imprimir la entrada o guardar el PDF. La conexión a internet móvil es inestable en muchos lugares al aire libre. Basta con una frase: «Imprime tu entrada o guarda el PDF en tu teléfono para no depender de la cobertura».
Un breve aviso meteorológico. Indique algo como «lleven ropa impermeable» o «el evento se realizará incluso con lluvia ligera». Los visitantes que llegan bien preparados hacen menos preguntas en la entrada y quedan más satisfechos con la jornada.
Lo breve y conciso es lo mejor. Los visitantes leen el correo electrónico de confirmación rápidamente, así que coloca la información más importante al principio.
Cómo configurar tu sistema de venta de entradas para exteriores en Entradaflux : paso a paso
Ahora que ya sabes qué información quieres compartir con los visitantes, es hora de configurarlo todo. Puedes hacerlo más rápido de lo que crees.
Crea una cuenta gratuita en entradaflux.es y haz clic en «Nuevo evento». Tu página de ventas estará activa en cuestión de minutos, sin necesidad de conocimientos técnicos. Para saber más sobre cómo funciona, consulta ¿Cómo se venden las entradas con Entradaflux ?
Rellena la descripción del evento por completo , incluyendo tu política meteorológica y las instrucciones sobre la ubicación, para que los visitantes vean esta información antes de comprar las entradas.
Si trabajas con entradas o categorías separadas , configura varios tipos de entradas . Por ejemplo, crea una «Entrada Anticipada» o una «VIP con Entrada Independiente», cada una con su propio precio y capacidad. De esta forma, cada visitante sabrá inmediatamente qué entrada utilizar.
Activa la opción de código QR. Cada entrada recibirá automáticamente un código único que se podrá escanear una sola vez. Valida este código mediante la aplicación Entradaflux en tu smartphone, en cada entrada, incluso sin infraestructura fija.
Los visitantes pagan directamente a través de Pay by Bank, Apple Pay, tarjeta de crédito y PayPal , sin necesidad de crear una cuenta. Esto reduce significativamente las barreras de entrada y aumenta la tasa de conversión de las entradas para tu evento. Pagas 1,29 € por entrada vendida para eventos de pago, incluyendo las comisiones de transacción de Pay by Bank, Apple Pay, tarjeta de crédito y PayPal. Sin suscripción ni costes de configuración.
Conclusión: así es como se mantiene el control en un evento al aire libre.
Con tu página de ventas activa y tus códigos QR funcionando, ya tienes la base sentada. Ahora, lo importante son los detalles que determinarán si tu día transcurre sin problemas.
La regla de oro: empieza con tiempo . Como ya se ha dicho, las múltiples entradas, el clima variable y la conectividad limitada son situaciones habituales, así que planifica con antelación. Tu política de cancelación, el correo electrónico de confirmación con información práctica y un flujo de escaneo probado no son detalles menores, sino la base de una buena preparación.
La preparación no empieza en la entrada, sino en la página de ventas. Si todo está bien organizado allí, evitarás preguntas, quejas y confusiones el día del evento.
Con Entradaflux tienes venta de entradas, pagos con Pay by Bank, Apple Pay, tarjeta de crédito y PayPal, códigos QR y control de acceso en una sola plataforma, sin necesidad de conocimientos técnicos ni cuotas mensuales. Así, mantienes el control, incluso cuando las cosas no van bien.