Todas las asociaciones conocen el ritual. Una caja llena de billetes de cinco euros sobre la mesa de la sala de juntas, una hoja de cálculo de Excel que nadie actualiza y un tesorero sentado allí contando el dinero la noche después de la fiesta del club. Funciona, más o menos, hasta que algo sale mal: alguien no paga, asiste más gente que sillas o el dinero no cuadra.
La venta de entradas para su asociación puede ser mucho más sencilla. Y, al contrario de lo que piensan muchas juntas directivas, no necesita una suscripción ni conocimientos informáticos.
Por qué una asociación se beneficia más de esto que un festival.
Las grandes empresas organizadoras utilizan sistemas de venta de entradas para maximizar sus ingresos. En el caso de una asociación, entra en juego otro factor: lo principal es saber quién va a asistir y no se quiere andar con dinero en efectivo.
Esa diferencia determina lo que necesitas. Nada de precios dinámicos, ni automatización de marketing, ni CRM. Pero sí una lista de registro precisa, pagos que se reciben y un sistema que funciona correctamente.
En concreto, con esto se solucionan tres cosas:
Sabes de antemano cuántas personas asistirán. Eso te ahorra gastos en catering, distribución del espacio y la cantidad de voluntarios que necesitas solicitar.
No hay intercambio de dinero. Los fondos recaudados van a la cuenta de la asociación, no a una caja registradora que alguien se lleve a casa.
Los registros de miembros permanecen intactos. Tienes una sola lista de nombres y direcciones de correo electrónico, no tres versiones en un chat grupal.
Las reuniones gratuitas también cuentan.
Muchos directivos creen que un sistema de venta de entradas solo tiene sentido para las entradas de pago. Para las asociaciones, ocurre exactamente lo contrario.
Una reunión general, una jornada de puertas abiertas o una sesión informativa suelen ser gratuitas, pero conviene saber cuántas personas asistirán. En Entradaflux la página de inscripción para una actividad gratuita cuesta 0,50 € por registro. Con cincuenta inscripciones, el coste asciende a 17,50 € por una lista completa de participantes con correos electrónicos de confirmación y códigos QR.
Para actividades de pago —una cena de club, un torneo con cuota de inscripción, una fiesta anual—, el precio por entrada es de 1,29 €, incluyendo las comisiones de Pay by Bank, Apple Pay, tarjeta de crédito y PayPal. Por lo tanto, una cena de club con ochenta participantes le costará 64 € en concepto de comisiones, independientemente de si la entrada cuesta 15 € o 45 €. Consulte las tarifas antes de elegir.
Por qué los tipos de interés fijos son más importantes de lo que crees.
Las plataformas que cobran un porcentaje parecen baratas a precios bajos. Para una cena de club de 35 € por persona, esto supone una suma considerable: una tasa del 4 % más las comisiones por transacción cuestan casi 2 € por persona, en comparación con los 1,29 € de una tarifa fija.
Para una asociación, existe un factor adicional más difícil de expresar en términos monetarios: la previsibilidad. La junta directiva debe poder establecer un presupuesto con antelación y rendir cuentas posteriormente en la asamblea general. "Ochenta entradas por ochenta céntimos" es una regla que todos entienden. Un porcentaje más los gastos de transacción más el IVA no lo es.
Así es como se configura
Calcula quince minutos, incluyendo el café.
1. Crea una cuenta a nombre de la asociación, utilizando su número de cuenta bancaria. Sin costes de configuración ni suscripción: solo pagas cuando se venden entradas.
2. Crea el evento. Nombre, fecha, hora, lugar y número máximo de plazas. Este último dato es más importante de lo que parece: sin límite, puedes vender más entradas de las que el local puede gestionar y no te darás cuenta hasta que llegues a la puerta.
3. Configura los tipos de entradas. Para las asociaciones, categorizar por tipo suele ser más efectivo que usar un precio único. Considera las categorías de socio, invitado, niño y voluntario, cada una con su propio precio y límite máximo. Puedes asignar a los voluntarios la categoría gratuita para que aparezcan en la lista pero no paguen nada.
4. Comparte el enlace. Una asociación tiene una ventaja que las empresas no tienen: tu público objetivo ya está en los grupos de tu aplicación y en tu boletín informativo. Un solo mensaje en la aplicación del club suele generar más publicidad que una semana en redes sociales.
La puerta en la misma noche
Este es el punto donde las cosas suelen complicarse en las asociaciones. Alguien se para con una lista impresa y un bolígrafo, la fila crece y, después de diez minutos, nadie tacha las tareas.
Escanea los entradas QR con tu teléfono móvil. El color verde indica que son válidos, el rojo que ya han sido escaneados. No podrás enviar una captura de pantalla a un amigo, ya que cada código es de un solo uso. No necesitas alquilar ni instalar nada.
Consejo práctico: coloca a dos voluntarios en la entrada en lugar de uno y pídeles que escaneen un entrada de prueba la noche anterior. Dos minutos de explicación son suficientes, incluso para alguien que nunca lo haya hecho antes.
Dónde suelen fallar las cosas
Empezar a vender demasiado tarde. Los miembros deciden antes de lo que crees. Haz que tu página esté disponible con cuatro a seis semanas de anticipación, no la semana anterior.
No establezcas un máximo. Consulta el paso 2. Este es el error que causa más molestias, porque solo te das cuenta cuando ya hay gente en la puerta.
Simplemente publíquenlo en el sitio web. Los miembros rara vez visitan el sitio web de la asociación. El grupo de la aplicación y el boletín informativo se encargan de eso.
Olvidé enviar un recordatorio. Un mensaje la semana anterior al evento reduce notablemente la cantidad de ausencias, especialmente en reuniones gratuitas donde la gente no tiene nada que perder.
Para los clubes deportivos en particular
Los clubes deportivos suelen tener una estructura adicional: una cantina, patrocinadores y torneos con inscripciones por equipo en lugar de por persona. También puedes gestionar esto mediante diferentes tipos de entradas: la inscripción de un equipo es simplemente una entrada con un precio más alto y un límite máximo. La página sobre venta de entradas para eventos deportivos explica cómo funciona esto en la práctica.
Breve resumen
Una asociación no necesita una plataforma de venta de entradas compleja, pero sí un sistema que reemplace el efectivo y las listas manuales. Elija una opción con tarifa fija por entrada, sin suscripción, donde sus miembros puedan pagar a través de Pay by Bank, Apple Pay, tarjeta de crédito y PayPal sin necesidad de crear una cuenta.
Empieza con la próxima actividad que tengas planeada. Una reunión de socios o una noche de club es suficiente para ver si te gusta, y no te comprometes a nada. ¿Quieres ver cómo funciona con otros tipos de reuniones? Entonces echa un vistazo a la venta de entradas online .